Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc

Khi doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch mở văn phòng hoặc chuyển địa điểm mới, một trong những yếu tố quan trọng nhất cần xem xét chính là tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc. Việc hiểu rõ các con số “vàng” trong thiết kế nội thất văn phòng không chỉ giúp bạn tối ưu không gian sử dụng mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhưng thiết thực để áp dụng khi xây dựng hoặc thuê mặt bằng văn phòng.

1. Vì sao cần xác định tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc ngay từ đầu?

Dù là doanh nghiệp khởi nghiệp, công ty tầm trung hay tập đoàn lớn, việc xác định đúng tiêu chuẩn diện tích văn phòng sẽ mang lại những lợi ích rõ rệt:

• Tối ưu chi phí thuê mặt bằng: Tránh tình trạng dư thừa diện tích gây lãng phí, hoặc thiếu diện tích khiến nhân viên làm việc chật chội, căng thẳng.
• Hợp lý hóa phân khu chức năng: Việc bố trí các phòng ban, khu vực họp, pantry, không gian chung hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả vận hành.
• Dễ dàng mở rộng hoặc co giãn quy mô: Văn phòng được tính toán theo tiêu chuẩn sẽ dễ thích ứng với sự thay đổi về số lượng nhân sự.
• Cải thiện trải nghiệm làm việc: Nhân viên làm việc trong không gian phù hợp về diện tích thường có xu hướng hài lòng, làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài hơn.

Dự án thiết kế văn phòng công ty thương mại XNK Ánh Châu

Xem thêm: Bản vẽ thiết kế văn phòng làm việc hiện đại full đầy đủ

2. Các tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc phổ biến hiện nay

Không có một con số cố định áp dụng cho tất cả mô hình doanh nghiệp, tuy nhiên dưới đây là các tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc được sử dụng phổ biến trong ngành thiết kế – thi công văn phòng hiện nay.

2.1. Diện tích làm việc cho từng cá nhân

Mỗi vị trí công việc sẽ cần một mức diện tích riêng để đảm bảo sự thoải mái khi làm việc, đồng thời phù hợp với tính chất và quyền hạn của từng vị trí:

• Nhân viên văn phòng thông thường: 4 – 6 m²/người
• Trưởng nhóm hoặc nhân sự cấp trung: 6 – 8 m²/người
• Quản lý cấp cao: 8 – 10 m²/người
• Giám đốc, tổng giám đốc: 15 – 25 m²/người

Lưu ý: Diện tích trên chưa bao gồm các khu vực chức năng như hành lang, pantry, phòng họp…

2.2. Diện tích khu vực phụ trợ

Bên cạnh khu vực làm việc chính, mỗi văn phòng cần được bố trí thêm các không gian chức năng để phục vụ cho nhu cầu vận hành và sinh hoạt chung của nhân viên. Một số gợi ý về diện tích như sau:

• Phòng họp nhỏ (4–6 người): 8 – 12 m²
• Phòng họp lớn (10–20 người): 20 – 35 m²
• Khu vực tiếp khách: 10 – 15 m²
• Pantry/khu ăn uống: 8 – 15 m², tùy số lượng nhân viên
• Kho lưu trữ tài liệu: chiếm khoảng 2 – 5% tổng diện tích văn phòng

2.3. Tỷ lệ diện tích tối ưu theo quy mô nhân sự

Một cách tính khác là xác định diện tích tổng thể theo số lượng nhân sự, áp dụng cho các giai đoạn quy hoạch sơ bộ hoặc lên kế hoạch thuê mặt bằng. Gợi ý:

• Doanh nghiệp dưới 10 nhân sự: 50 – 80 m²
• Doanh nghiệp từ 10 – 30 người: 80 – 200 m²
• Doanh nghiệp từ 30 – 50 người: 200 – 350 m²
• Doanh nghiệp từ 100 người trở lên: 500 m² trở lên (phụ thuộc vào ngành nghề, nhu cầu chia tách phòng ban)

Tối ưu diện tích văn phòng theo quy mô nhân sự

3. Cách lựa chọn mặt bằng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc

Việc lựa chọn mặt bằng không chỉ dựa vào diện tích lý tưởng mà còn phụ thuộc vào đặc thù hoạt động, định hướng phát triển và mô hình vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn lựa chọn đúng đắn hơn:

3.1. Đánh giá loại hình doanh nghiệp

Mỗi lĩnh vực sẽ có những yêu cầu khác nhau về không gian:

• Doanh nghiệp công nghệ, truyền thông, thiết kế sáng tạo: cần không gian mở, linh hoạt, có khu vực họp nhanh, thảo luận nhóm.
• Doanh nghiệp luật, tài chính, tư vấn: ưu tiên không gian riêng biệt, yên tĩnh, phòng họp truyền thống.
• Startup quy mô nhỏ: có thể ưu tiên mô hình văn phòng linh hoạt (flexible office) với diện tích gọn nhưng dễ mở rộng.

3.2. Tính toán kế hoạch phát triển nhân sự

Việc chỉ tính diện tích theo số lượng nhân sự hiện tại là chưa đủ. Bạn nên dự phòng thêm 15 – 20% diện tích cho kế hoạch mở rộng trong 1 – 3 năm tới, giúp tránh phát sinh chi phí chuyển dời hoặc cải tạo sau này.

3.3. Ưu tiên mặt bằng dễ cải tạo, linh hoạt

Một mặt bằng lý tưởng không chỉ nằm ở diện tích sàn mà còn ở khả năng chia phòng, vị trí trụ cột, chiều cao trần, khả năng lấy sáng tự nhiên, thông gió… Tất cả những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thiết kế sau này.

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc

Xem thêm: Thiết kế văn phòng sáng tạo – Xu hướng kiến tạo không gian làm việc đột phá

4. Một số sai lầm thường gặp khi áp dụng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc

Nhiều doanh nghiệp dù có số liệu trong tay vẫn gặp phải các vấn đề trong thực tế do sai lầm trong cách triển khai. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh:

• Tính diện tích chỉ dựa vào số lượng người mà bỏ qua nhu cầu của từng phòng ban
• Chọn mặt bằng rẻ nhưng không thể chia khu chức năng hiệu quả
• Thiết kế quá tiết kiệm khiến không gian làm việc chật chội, thiếu sự riêng tư
• Quên dự trù diện tích cho các hoạt động cộng tác, giao tiếp nội bộ
• Bỏ qua yếu tố linh hoạt – khó thích nghi nếu doanh nghiệp phát triển nhanh

Việc xác định tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc ngay từ giai đoạn lên kế hoạch là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo dựng một môi trường phù hợp với định hướng phát triển lâu dài.

Hiểu đúng tiêu chuẩn, đánh giá đúng nhu cầu thực tế và có tầm nhìn phát triển sẽ giúp bạn lựa chọn mặt bằng phù hợp, tránh được những điều chỉnh tốn kém về sau.

Vspace Design chuyên thiết kế thi công văn phòng – Coworking space: 0911.727.997