Hot-Desking là gì? Giải pháp chỗ ngồi linh hoạt cho văn phòng hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng áp dụng mô hình làm việc linh hoạt và hybrid, cách tổ chức không gian văn phòng cũng đang thay đổi mạnh mẽ. Thay vì bố trí bàn làm việc cố định cho từng cá nhân, nhiều doanh nghiệp chuyển sang các mô hình sử dụng chỗ ngồi linh hoạt nhằm tối ưu diện tích và chi phí vận hành. Hot-Desking là gì và vì sao mô hình này ngày càng xuất hiện nhiều trong các văn phòng hiện đại là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tái cấu trúc không gian làm việc.

1. Hot-Desking là gì?

Hot-Desking là mô hình chỗ ngồi không cố định trong văn phòng, nơi nhân sự không được gán bàn làm việc riêng mà sử dụng bất kỳ bàn trống nào khi đến văn phòng. Chỗ ngồi được dùng luân phiên theo ngày hoặc theo ca, tùy vào lịch làm việc và nhu cầu thực tế.

Khác với mô hình bàn cố định truyền thống, Hot-Desking tập trung vào hiệu quả sử dụng không gian, thay vì số lượng bàn tương ứng với số lượng nhân sự. Mô hình này thường đi kèm các khái niệm như flexible seating, desk sharing hay chỗ ngồi linh hoạt, phản ánh xu hướng làm việc hiện đại, không bị ràng buộc bởi vị trí cố định.

Nhân viên có thể tự lựa chọn chỗ ngồi theo ý thích của mình

2. Hot-Desking là gì và hoạt động như thế nào trong văn phòng?

Trong mô hình Hot-Desking, nhân sự khi đến văn phòng sẽ chọn chỗ ngồi trống để làm việc trong ngày và rời đi khi kết thúc ca làm. Bàn làm việc được dùng chung nên thường áp dụng nguyên tắc dọn bàn sạch sau khi sử dụng, đảm bảo sẵn sàng cho người tiếp theo.

Nhiều doanh nghiệp triển khai Hot-Desking kết hợp với hệ thống đặt chỗ trước, cho phép nhân sự đăng ký bàn làm việc theo ngày hoặc theo khung giờ thông qua phần mềm hoặc ứng dụng nội bộ. Ngoài ra, không gian văn phòng thường được phân chia theo khu vực chức năng như khu tập trung, khu làm việc nhóm, khu họp nhanh, giúp mô hình chỗ ngồi linh hoạt vận hành hiệu quả hơn.

Xem thêm: Agile Workspace là gì? Mô hình không gian làm việc linh hoạt hiện đại

3. Ưu và nhược điểm của Hot-Desking là gì?

3.1. Ưu điểm của Hot-Desking

Hot-Desking giúp doanh nghiệp tối ưu diện tích văn phòng, đặc biệt trong bối cảnh không phải toàn bộ nhân sự đều có mặt cùng lúc. Việc giảm số lượng bàn cố định giúp tiết kiệm chi phí thuê, chi phí nội thất và chi phí mở rộng không gian trong dài hạn.

Bên cạnh đó, mô hình này mang lại tính linh hoạt cao, phù hợp với doanh nghiệp áp dụng làm việc hybrid hoặc remote. Hot-Desking cũng khuyến khích sự tương tác giữa các nhóm, tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác linh hoạt hơn trong tổ chức.

3.2. Nhược điểm của Hot-Desking là gì?

Hot-Desking có thể làm giảm cảm giác gắn bó với không gian cá nhân, đặc biệt với những nhân sự quen làm việc tại một vị trí cố định. Nếu không có quy định rõ ràng, mô hình này dễ phát sinh vấn đề về vệ sinh, tiếng ồn hoặc tranh chấp chỗ ngồi.

Ngoài ra, Hot-Desking đòi hỏi quản lý tốt về quy trình và công nghệ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định sử dụng rõ ràng và có hệ thống hỗ trợ phù hợp để tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc và hiệu suất của nhân sự.

Quy định rõ ràng về chỗ ngồi sẽ giúp nhân viên an tâm làm việc và không xảy ra tranh chấp

Xem thêm: Satellite Office là gì? Giải pháp mở rộng không gian làm việc linh hoạt

4. Hot-Desking phù hợp với doanh nghiệp nào?

Hot-Desking phù hợp với doanh nghiệp có tỷ lệ nhân sự làm việc linh hoạt, không yêu cầu tất cả nhân viên có mặt tại văn phòng mỗi ngày. Mô hình này thường được áp dụng hiệu quả trong các công ty công nghệ, agency, tư vấn, đội dự án hoặc doanh nghiệp đang triển khai làm việc hybrid.

Ngược lại, Hot-Desking không phù hợp với các doanh nghiệp cần bảo mật cao, nhân sự sử dụng nhiều thiết bị cố định hoặc công việc đòi hỏi không gian cá nhân ổn định trong thời gian dài.

Hot-Desking là mô hình chỗ ngồi linh hoạt giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, giảm chi phí vận hành và thích ứng với xu hướng làm việc hiện đại. Khi được triển khai đúng cách, kết hợp quy định rõ ràng và hạ tầng phù hợp, Hot-Desking có thể mang lại hiệu quả cao cả về vận hành lẫn trải nghiệm nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu sử dụng, văn hóa làm việc và đặc thù tổ chức để đảm bảo mô hình này thực sự phù hợp và phát huy được giá trị lâu dài.

5. Đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín

Vspace Design là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng tại Việt Nam, với sứ mệnh tạo ra không gian làm việc tinh tế, hiệu quả và đậm dấu ấn thương hiệu. Chúng tôi thấu hiểu rằng không gian văn phòng không chỉ là nơi làm việc, mà còn là trụ sở tinh thần phản ánh bản sắc doanh nghiệp – từ giá trị cốt lõi, văn hóa tổ chức đến trải nghiệm của nhân sự và khách hàng. Vì vậy, mỗi dự án của Vspace Design được tư duy theo chiều sâu, kết hợp giữa thẩm mỹ tinh tế – công năng tối ưu – thương hiệu rõ nét.

Tại sao chọn Vspace Design:

• Kinh nghiệm thực chiến: Hơn nhiều năm hoạt động trong ngành thiết kế thi công nội thất văn phòng, Vspace Design đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước, từ startup, SMEs đến các tập đoàn quy mô lớn — mỗi dự án đều được xử lý bài bản và sáng tạo.
• Giải pháp thiết kế toàn diện, chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ:
  
  • ✔ Khảo sát hiện trạng – tư vấn mặt bằng
  • ✔ Thiết kế concept & bản vẽ kỹ thuật
  • ✔ Lựa chọn vật liệu, nội thất & phối màu
  • ✔ Thi công hoàn thiện – giám sát chất lượng
• Tối ưu hiệu quả vận hành, không gian được thiết kế để:
  
  • ✔ Tăng khả năng tương tác giữa các bộ phận
  • ✔ Tối ưu ánh sáng, lưu thông không khí
  • ✔ Tạo cảm hứng làm việc – nâng cao năng suất
• Thể hiện bản sắc thương hiệu: Mỗi văn phòng do Vspace Design kiến tạo đều truyền tải rõ rệt DNA thương hiệu, từ logo, màu sắc chủ đạo đến tính biểu tượng trong không gian – giúp khách hàng & đối tác nhớ đến bạn ngay từ lần đầu ghé thăm.

Thế mạnh nổi bật của Vspace Design:

• Tư duy thiết kế chuyên sâu, phản ánh chiến lược & văn hóa doanh nghiệp
• Giám sát thi công tận tâm, đảm bảo tiến độ – chất lượng – chi phí
• Lựa chọn vật liệu & sản phẩm cao cấp, phù hợp từng ngân sách
• Đội ngũ kiến trúc sư, kỹ sư giàu kinh nghiệm
• Cam kết hậu mãi & hỗ trợ vận hành sau bàn giao

Vspace Design chuyên thiết kế thi công văn phòng: 0911.727.997