Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì cho văn phòng hiện đại?

Trong thời đại linh hoạt và công nghệ số phát triển mạnh mẽ, thiết kế nội thất văn phòng tổ chức không gian làm việc cũng thay đổi đáng kể. Một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp, nhà quản lý văn phòng quan tâm là: Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì? Việc lựa chọn đúng mô hình bàn làm việc không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên mà còn tác động đến chi phí, hiệu quả quản lý và văn hóa doanh nghiệp. Hãy cùng phân tích cụ thể từng hình thức và đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.

1. Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì? Tổng quan về hai mô hình bàn làm việc phổ biến

1.1. Hot Desk là gì?

Hot Desk là mô hình bàn làm việc không cố định. Nhân viên không có chỗ ngồi riêng mà sẽ sử dụng bất kỳ bàn nào còn trống khi đến văn phòng. Hình thức này thường đi kèm với mô hình làm việc linh hoạt hoặc hybrid (kết hợp giữa online và offline).

Hot Desk được áp dụng phổ biến tại các công ty công nghệ, startup, doanh nghiệp theo đuổi phong cách làm việc linh hoạt, đề cao hiệu suất và cộng tác.

1.2. Fixed Desk là gì?

Fixed Desk là mô hình truyền thống, mỗi nhân viên sẽ có một bàn làm việc cố định. Mọi đồ dùng, tài liệu cá nhân được sắp xếp theo thói quen của từng người và không thay đổi vị trí trong thời gian dài.

Fixed Desk thường thấy tại các công ty có tổ chức rõ ràng theo phòng ban, đặc thù công việc cần sự tập trung cao hoặc bảo mật thông tin.

Fixed Desk là mô hình phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Xem thêm: Xu hướng thiết kế nội thất văn phòng mới nhất 2025

2. Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì? So sánh chi tiết giữa Hot Desk và Fixed Desk

2.1. Về tính linh hoạt

• Hot Desk: Mang lại sự linh hoạt cao. Nhân viên có thể lựa chọn không gian làm việc phù hợp với tâm trạng hoặc loại công việc trong ngày.
• Fixed Desk: Tạo sự ổn định, quen thuộc, giúp nhân viên tập trung hơn nhưng thiếu linh hoạt.

2.2. Về trải nghiệm cá nhân

• Hot Desk: Có thể gây cảm giác “thiếu nơi thuộc về”, đặc biệt với những người ưa sự riêng tư.
• Fixed Desk: Cho phép cá nhân hóa không gian (trang trí bàn, sắp xếp đồ dùng cá nhân), mang lại cảm giác sở hữu.

2.3. Về chi phí và không gian sử dụng

• Hot Desk: Giúp tiết kiệm diện tích và chi phí, phù hợp với văn phòng có tỷ lệ nhân viên làm việc từ xa cao.
• Fixed Desk: Tốn nhiều không gian và tài nguyên hơn do phải bố trí đủ chỗ cho toàn bộ nhân viên, kể cả khi họ không có mặt.

2.4. Về công nghệ và quản lý

• Hot Desk: Đòi hỏi hệ thống quản lý bàn thông minh, ứng dụng đặt chỗ, tủ đồ dùng chung, kết nối mạng linh hoạt.
• Fixed Desk: Dễ quản lý hơn, ít cần công cụ hỗ trợ công nghệ nhưng thiếu tối ưu khi mở rộng quy mô.

3. Ưu – nhược điểm của từng mô hình, Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì?

Ưu điểm của Hot Desk:

• Tiết kiệm diện tích văn phòng
• Tăng khả năng tương tác giữa các phòng ban
• Phù hợp với văn hóa làm việc năng động, hiện đại
• Dễ dàng thích ứng với mô hình làm việc hybrid

Nhược điểm của Hot Desk:

• Thiếu cảm giác cá nhân hóa
• Khó kiểm soát không gian nếu không có hệ thống quản lý
• Nhân viên cần thời gian làm quen với sự thay đổi liên tục

Ưu điểm của Fixed Desk:

• Mang lại sự ổn định, dễ tập trung
• Cá nhân hóa được không gian làm việc
• Thuận tiện cho công việc có tính đặc thù, đòi hỏi tài liệu riêng

Nhược điểm của Fixed Desk:

• Tốn diện tích và chi phí duy trì
• Thiếu linh hoạt, kém thích ứng với xu hướng làm việc mới
• Có thể tạo sự chia cắt giữa các nhóm/phòng ban

Mô hình Fixed Desk trong thiết kế nội thất văn phòng hiện đại

Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc

4. Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì? Lựa chọn của từng doanh nghiệp

Hot Desk phù hợp với:

• Doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc theo ca
• Các công ty startup, agency, công ty công nghệ
• Môi trường đề cao sự giao tiếp, cộng tác và năng động
• Văn phòng cần tối ưu chi phí thuê mặt bằng

Fixed Desk phù hợp với:

• Doanh nghiệp có tính chất công việc đòi hỏi sự tập trung cao
• Các công ty tài chính, pháp lý, bảo hiểm, sản xuất
• Doanh nghiệp coi trọng cấu trúc truyền thống, quản trị rõ ràng
• Môi trường làm việc ổn định, ít thay đổi nhân sự

Hot Desk vs Fixed Desk: Nên chọn gì? Câu trả lời phụ thuộc vào mục tiêu và cách vận hành của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn ưu tiên sự linh hoạt, tối ưu chi phí và hướng đến mô hình làm việc hiện đại, Hot Desk là một lựa chọn đáng cân nhắc. Ngược lại, nếu bạn cần sự ổn định, cá nhân hóa cao và bảo mật thông tin, Fixed Desk sẽ là giải pháp phù hợp hơn.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang chọn giải pháp kết hợp cả hai mô hình, tức là vừa có khu vực làm việc cố định cho các bộ phận đặc thù, vừa có khu Hot Desk cho nhân viên làm việc linh hoạt. Đây được xem là mô hình bàn làm việc “lai” phù hợp với thực tế vận hành ngày càng đa dạng hiện nay.

Vspace Design chuyên thiết kế thi công văn phòng – Coworking space: 0911.727.997