Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào?

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, hiệu suất nhân sự và hình ảnh thương hiệu. Trong bối cảnh ngày càng nhiều mô hình văn phòng mới xuất hiện, từ văn phòng truyền thống đến các mô hình linh hoạt, câu hỏi doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào đang trở thành mối quan tâm lớn của nhiều chủ doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng mô hình ngay từ đầu sẽ giúp SME tối ưu nguồn lực và tạo nền tảng phát triển bền vững.

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào?

Không có một câu trả lời duy nhất cho mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi mỗi SME có quy mô, lĩnh vực hoạt động và cách tổ chức khác nhau. Một doanh nghiệp chỉ có 5–10 nhân sự sẽ có nhu cầu văn phòng hoàn toàn khác với doanh nghiệp 30–50 người đang trong giai đoạn mở rộng.

Vì vậy, trước khi quyết định doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố cốt lõi như: số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến trong 2–3 năm tới, ngân sách thuê văn phòng, tần suất làm việc tại văn phòng và mức độ cần thiết của việc tiếp khách, giao dịch trực tiếp. Đây là nền tảng để lựa chọn mô hình phù hợp, tránh tình trạng thuê văn phòng quá lớn gây lãng phí hoặc quá nhỏ làm gián đoạn hoạt động.

Căn cứ vào tần suất làm việc tại văn phòng, mục tiêu sử dụng để chọn mô hình văn phòng phù hợp

Xem thêm: Agile Workspace là gì? Mô hình không gian làm việc linh hoạt hiện đại

2. Các mô hình văn phòng phổ biến dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể lựa chọn nhiều mô hình văn phòng khác nhau, mỗi mô hình đáp ứng một nhu cầu sử dụng riêng.

Văn phòng truyền thống là hình thức thuê mặt bằng cố định, doanh nghiệp tự đầu tư nội thất và quản lý vận hành. Mô hình này phù hợp với SME có đội ngũ ổn định, làm việc tập trung toàn thời gian tại văn phòng và có kế hoạch hoạt động lâu dài tại một địa điểm.

Coworking space là mô hình văn phòng chia sẻ, cho phép doanh nghiệp thuê chỗ ngồi hoặc phòng làm việc trong không gian chung. Đây là lựa chọn phổ biến với startup và doanh nghiệp nhỏ nhờ chi phí linh hoạt, môi trường làm việc năng động và dễ mở rộng hoặc thu hẹp quy mô.

Business Center cung cấp văn phòng trọn gói, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay mà không cần đầu tư ban đầu. Mô hình này phù hợp với SME cần hình ảnh chuyên nghiệp, địa chỉ đẹp để giao dịch nhưng vẫn muốn tối ưu chi phí và thời gian setup.

Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh và dịch vụ lễ tân mà không cần không gian làm việc cố định. Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp online, công ty mới thành lập hoặc văn phòng đại diện.

Ngoài ra, các mô hình văn phòng linh hoạt như Agile Workspace hay Hot-Desking cũng đang được nhiều SME áp dụng, đặc biệt với doanh nghiệp làm việc theo mô hình hybrid, không yêu cầu toàn bộ nhân sự có mặt tại văn phòng cùng lúc.

Có rất nhiều mô hình văn phòng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng lựa chọn

3. Ưu và nhược điểm của từng mô hình văn phòng đối với SME

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào? Mỗi mô hình văn phòng đều có ưu và nhược điểm riêng mà doanh nghiệp vừa và nhỏ cần cân nhắc kỹ.

Văn phòng truyền thống mang lại sự riêng tư, ổn định và dễ xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nhưng chi phí đầu tư ban đầu cao và kém linh hoạt khi cần mở rộng hoặc thu hẹp. Coworking space và Business Center giúp SME giảm gánh nặng chi phí, linh hoạt hợp đồng và sử dụng tiện ích sẵn có, tuy nhiên mức độ cá nhân hóa không gian thường hạn chế.

Văn phòng ảo có chi phí thấp nhất, phù hợp để duy trì hoạt động pháp lý và hình ảnh doanh nghiệp, nhưng không đáp ứng nhu cầu làm việc tập trung hàng ngày. Trong khi đó, Agile Workspace và Hot-Desking giúp tối ưu diện tích và chi phí thuê, song đòi hỏi SME phải có văn hóa làm việc linh hoạt, khả năng quản lý tốt và sự đồng thuận từ nhân sự.

***Xem thêm: Satellite Office là gì? Giải pháp mở rộng không gian làm việc linh hoạt

4. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên ưu tiên tiêu chí nào khi chọn văn phòng?

Khi trả lời câu hỏi doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào, các tiêu chí lựa chọn đóng vai trò quyết định. Trước hết là chi phí, bao gồm tiền thuê, chi phí vận hành và chi phí mở rộng trong tương lai. SME nên ưu tiên mô hình giúp kiểm soát ngân sách và giảm rủi ro tài chính.

Tiếp theo là tính linh hoạt. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thay đổi nhanh về quy mô, vì vậy mô hình văn phòng có thể dễ dàng điều chỉnh diện tích hoặc thời gian thuê sẽ mang lại lợi thế lớn. Vị trí cũng là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến việc di chuyển của nhân sự và khả năng tiếp cận khách hàng, đối tác.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét sự phù hợp với văn hóa làm việc. Một mô hình văn phòng dù tiết kiệm chi phí nhưng không phù hợp với cách làm việc của đội ngũ sẽ khó mang lại hiệu quả lâu dài.

Việc lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp là bước đi quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không có mô hình nào là tối ưu tuyệt đối, mà chỉ có mô hình phù hợp nhất với nhu cầu, ngân sách và định hướng phát triển của từng SME. Bằng cách hiểu rõ đặc điểm, ưu nhược điểm của từng loại hình, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trả lời được câu hỏi doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn, giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

5. Đơn vị tư vấn thiết kế thi công văn phòng trọn gói từ A – Z

Vspace Design là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực thiết kế và thi công nội thất văn phòng trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu tư vấn ý tưởng, thiết kế không gian, lựa chọn vật liệu cho đến thi công hoàn thiện và bàn giao sử dụng.

Với tư duy của kiến trúc sư kết hợp góc nhìn marketing – thương hiệu, Vspace Design không chỉ tạo ra một không gian làm việc đẹp, mà còn giúp doanh nghiệp:

• Thể hiện rõ bản sắc thương hiệu qua không gian

• Tối ưu công năng – chi phí – hiệu suất làm việc

• Nâng cao trải nghiệm nhân sự và hình ảnh với đối tác

Dịch vụ trọn gói A–Z:

• Tư vấn chiến lược không gian văn phòng theo mô hình doanh nghiệp

• Thiết kế kiến trúc – nội thất – 3D chuyên nghiệp

• Thi công hoàn thiện nội thất văn phòng

• Quản lý tiến độ, chất lượng và chi phí xuyên suốt dự án

Thế mạnh của Vspace Design:

• Am hiểu tâm lý chủ doanh nghiệp khi đầu tư không gian làm việc

• Kinh nghiệm thực chiến nhiều dự án văn phòng từ 100–1000m²

• Quy trình rõ ràng, minh bạch, cam kết đúng thiết kế – đúng tiến độ

Vspace Design không chỉ làm văn phòng để làm việc, mà kiến tạo không gian để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Vspace Design chuyên thiết kế thi công văn phòng: 0911.727.997